ETUDIANTS OUT
Avant le séjour
- Est-ce que je peux partir en mobilité n’importe où / n’importe quand ?
- Quelle est la différence entre un séjour Erasmus et un stage Erasmus ?
- Je suis porteur.euse d’un handicap, puis-je tout de même effectuer une mobilité Erasmus ?
- Je suis étudiant à besoins spécifiques (Dys-TDHA, …), aurai-je droit aux mêmes aménagements si je pars à l’étranger ?
- Au vu de ma situation familiale/sociale/financière, partir 3 à 5 mois est difficile pour moi, y a-t-il d’autres possibilités de mobilités plus courtes ?
- De quel type d’assurance ai-je besoin pour aller étudier / faire un stage à l’étranger ?
- Pendant mon séjour à l’étranger, suis-je assuré par la HEAJ ?
- Je n’ai pas la nationalité belge ou d’un pays de l’UE, ai-je droit à une bourse Erasmus+ ?
- Je suis étudiant boursier de la FWB / du CROUS, ai-je droit à une bourse Erasmus ?
- Si j’ai déjà reçu une bourse pour un séjour Erasmus, puis-je recevoir une autre bourse pour un stage Erasmus ou vice versa ?
- J’ai rempli tous les documents nécessaires, quand recevrai-je ma bourse ?
- Je n’ai pas reçu le montant total de ma bourse, comment cela se fait-il ?
- Quand pourrai-je recevoir le solde de ma bourse Erasmus ?
- Je voudrais aller étudier dans une université à l’étranger, quelles sont les démarches à effectuer ?
- Combien de temps dure un séjour Erasmus ?
- Quelles sont les conditions d’éligibilité pour aller étudier à l’étranger ?
- Puis-je effectuer un stage pendant mon séjour d’études Erasmus ?
- Puis-je contacter une université d’accueil de ma propre initiative si je n’ai pas posé ma candidature ou si celle-ci été refusée ?
- Quel niveau de langue est exigé pour aller étudier à l’étranger ?
- J’ai déjà passé un test de langue officiel (TOEFL-IELTS, …), dois-je quand même effectuer le test OLS d’Erasmus ?
- Est-ce que je peux choisir n’importe quel cours ?
- Est-ce que je peux faire un stage dans n’importe quelle entreprise et dans n’importe quel pays ?
- A partir de quand faut-il postuler pour un stage à l’étranger ?
- Si je suis français, puis-je obtenir une bourse pour un stage en France ?
- Je suis étudiant au département pédagogique et mon stage dure moins de 2 mois, puis-je bénéficier d’une bourse Erasmus ?
- Je fais mon stage en Belgique, est-ce que je peux avoir droit à une bourse ?
- Est-ce que je peux être rémunéré.e pour mon stage à l’étranger ?
- Est-ce que je peux faire un stage en télétravail pour une entreprise étrangère ?
- J’ai fini mes études à la HEAJ, puis-je encore faire un stage à l’étranger et obtenir une bourse ?
- Quelle est la date limite pour demander une bourse de stage Jeune diplômé ?
- J’aimerais faire un Master à l’étranger après mon BAC à la HEAJ ; quelles sont les possibilités ?
- Puis-je obtenir une bourse pour effectuer un Master à l’étranger ?
Pendant le séjour
- Est-ce que je peux modifier un cours de mon LA une fois sur place ?
- Que se passe-t-il si je rate un examen sur place ?
- Dans le cas où j’ai une 2e session à l’étranger, est-ce que mes frais seront couverts par la bourse Erasmus+ ?
- J’ai suivi tous les cours et passé tous les examens à l’étranger, quand recevrai-je mon bulletin ?
Après le séjour
- J’ai passé mes examens à l’étranger et obtenu mes résultats, à qui dois-je les envoyer ?
- J’ai passé mes examens à l’étranger et obtenu mes résultats, comment mes points sont-ils convertis en notes HEAJ?
- Est-ce que je peux modifier les dates ou la durée de mon stage ?
ETUDIANTS IN
Before your stay
- Je suis étudiant hors Union européenne, comment puis-je m’inscrire à la HEAJ ?
- I’d like to study at your university, what should I do?
- I’m an Erasmus student coming to your university for the next semester, when should I arrive?
- When do the courses start / finish at your university?
- Are the courses taught in English at your university?
- How will I be welcomed at your university?
- Do you have a residence available for incoming students?
- Do you have good plans for accommodation in Namur?
- Where can I find the list of courses available?
- Can I choose any course from the list on your website?
- Can I choose courses from different departments?
During your stay
- Where can I find the timetable / schedule of my courses?
- Who can sign my arrival/departure certificate?
- Do you organize cultural activities for Erasmus students during the year?
- What is the PAN?
- How do Belgians grade the courses? What is the grading system?
- When are the exams taking place at your university?
- What should I do if I fail one exam?
STAFF
Avant le séjour
- Je voudrais partir à l’étranger, quelles sont les possibilités offertes pour les enseignants ?
- Je suis membre du personnel administratif, y a-t-il des possibilités de séjour à l’étranger ?
- Je ne parle que le français, y a-t-il des possibilités de mobilité à l’étranger pour moi ?
- Que couvre exactement la bourse Erasmus+ que je vais recevoir ?
- Comment vais-je recevoir ma bourse Erasmus+ ?
Pendant le séjour
- Dois-je garder tous les tickets des dépenses effectuées lors de mon séjour ?
- Quelles sont les obligations administratives à remplir pendant le séjour ?
Après le séjour
- Quelles sont les démarches à effectuer pour clôturer mon dossier ?
- Comment puis-je obtenir le solde de ma bourse?
- Dois-je rédiger un rapport et à qui dois-je l’envoyer ?
- Est-ce que je peux partir en mobilité n’importe où / n’importe quand ?
Pas exactement. Tout dépend du type de séjour que tu veux effectuer.
En cas de séjour d’études, c’est uniquement possible chez un de nos partenaires. Tu peux les trouver ici : https://www.heaj.be/fr/int/partenaires-par-departement/
Les séjours d’étude se font généralement en B3 ou M1/M2 pour une durée d’un semestre. Renseigne-toi auprès de ton représentant international de département pour plus de précisions.
En cas de stage, tu peux choisir le lieu dans n’importe quel pays pour autant que celui-ci soit validé par ton coordinateur. Les périodes de stage sont fixes et varient d’un département et d’un programme à l’autre. Renseigne-toi dans ton département.
- Quelle est la différence entre un séjour Erasmus et un stage Erasmus ?
Un séjour d’études est une période d’étude effectuée dans une institution d’enseignement partenaire. La durée est variable car Erasmus offre des possibilités de mobilité longue (2 à 12 mois – généralement un semestre) ou courte (hybride ou non de 5 à 30 jours).
Un stage est une période d’apprentissage effectuée dans un cadre professionnel (en entreprise ou autre institution) pouvant varier de 3 semaines (Département pédagogique) à 6 mois maximum (en fonction de ton programme d’études).
- Je suis porteur.euse d’un handicap, puis-je tout de même effectuer une mobilité Erasmus ?
Oui, bien sûr. Erasmus propose des aménagements spécifiques pour t’aider à organiser ton séjour, choisir le type de mobilité qui te convient le mieux (courte, hybride, longue) et offre des compléments financiers pour toute personne ayant le statut AMO (avec moins d’opportunités). Ce statut inclut les boursiers, revenus modestes, étudiants à besoins spécifiques ou porteurs d’un handicap et autres profils spécifiques. Toutes les informations à ce sujet se trouvent sur https://www.heaj.be/fr/int/mobilite-etudiante/
- Je suis étudiant à besoins spécifiques (Dys-TDHA, …), aurai-je droit aux mêmes aménagements si je pars à l’étranger ?
Oui, bien sûr. Erasmus propose des aménagements spécifiques pour t’aider à organiser ton séjour et offre des compléments financiers pour toute personne ayant le statut AMO (avec moins d’opportunités). Ce statut inclut les boursiers, revenus modestes, étudiants à besoins spécifiques ou porteurs d’un handicap et autres profils spécifiques (selon le dossier introduit à la HEAJ). Toutes les informations à ce sujet se trouvent sur https://www.heaj.be/fr/int/mobilite-etudiante/
- Au vu de ma situation familiale/sociale/financière, partir 3 à 5 mois est difficile pour moi, y a-t-il d’autres possibilités de mobilités plus courtes ?
Oui, le programme Erasmus + offre des possibilités de mobilité courte de 5 à 30 jours, hybride ou non aux étudiants AMO. Informations disponibles auprès de la CRI.
- De quel type d’assurance ai-je besoin pour aller étudier / faire un stage à l’étranger ?
Pour toute mobilité en Union européenne, la carte mutuelle européenne suffit. La HEAJ t’assure sur et vers ton lieu d’études ou de stage comme si tu étais en Belgique. Le reste est couvert par la mutuelle.
En cas de séjour en dehors de l’Union européenne, l’étudiant est assuré sur et vers son lieu d’étude ou de stage mais pour les situations privées, la HEAJ exige de prendre une assurance te couvrant en cas de maladie, accident, hospitalisation, rapatriement, décès et perte de bagages.
- Pendant mon séjour à l’étranger, suis-je assuré par la HEAJ ?
Oui, la HEAJ t’assure sur et de/vers ton lieu d’études ou de travail par une assurance de responsabilité civile. Pour les situations privées, la HEAJ ne te couvre pas. Se référer au point précédent.
- Je n’ai pas la nationalité belge ou d’un pays de l’UE, ai-je droit à une bourse Erasmus + ?
Oui, tout citoyen de n’importe quelle nationalité inscrit dans une institution d’enseignement supérieur de la FWB a droit à une bourse Erasmus +.
- Je suis étudiant boursier de la FWB / du CROUS, ai-je droit à une bourse Erasmus ?
Oui, tout étudiant a droit à une bourse Erasmus + quel que soit son statut. En outre, les étudiants boursiers ont droit à un complément financier (top-up) offert par l’UE aux étudiants AMO.
- Si j’ai déjà reçu une bourse pour un séjour Erasmus, puis-je recevoir une autre bourse pour un stage Erasmus ou vice versa ?
Oui, tu peux recevoir deux bourses pour autant que le total des deux mobilités ne dépasse pas 12 mois par cycle d’études. Par exemple, tu peux effectuer un séjour d’étude de 5 mois au premier semestre et ensuite un stage de 4 ou 5 mois au 2e semestre.
- J’ai rempli tous les documents nécessaires, quand recevrai-je ma bourse ?
La bourse est versée avant ton départ. Dès que toutes les démarches ont été accomplies par l’étudiant.e et que le jury d’examens a eu lieu, le versement de la 1ère tranche de la bourse est effectué dans les 15 jours qui suivent, hors congés scolaires et jours fériés. Le solde de la bourse est versé à la fin de ta mobilité lorsque tous les démarches de retour ont été accomplies.
- Je n’ai pas reçu le montant total de ma bourse, comment cela se fait-il ?
La bourse est versée en deux fois : 80% du montant avant ton départ et les 20% restants à la fin de ta mobilité lorsque toutes les démarches de retour ont été accomplies.
- Quand pourrai-je recevoir le solde de ma bourse Erasmus ?
Le solde de la bourse est effectué à la fin de ta mobilité lorsque tous les démarches de retour ont été accomplies.
- Je voudrais aller étudier dans une université à l’étranger, quelles sont les démarches à effectuer ?
L’ensemble des démarches à effectuer se trouvent sur notre site ici : https://www.heaj.be/fr/int/etudiants-sortants/ . Un document pdf avec la procédure pas à pas est également disponible en téléchargement via le même lien dans la partie « documents à télécharger » ou sur Teams.
- Combien de temps dure un séjour Erasmus ?
Les séjours d’étude sont de deux types : mobilité courte ou mobilité longue. Les mobilités courtes peuvent durer de 5 à 30 jours, les mobilités longues se déroulent pendant minimum 2 mois et maximum 12 mois. A la HEAJ, la plupart des séjours d’étude Erasmus durent un semestre.
La durée des stages Erasmus dépend de l’organisation interne de chaque département. Néanmoins, les stages peuvent être aussi de mobilité courte ou longue comme pour les séjours d’étude.
- Quelles sont les conditions d’éligibilité pour aller étudier à l’étranger ?
Être un étudiant inscrit dans une institution d’enseignement de la FWB (ici la HEAJ) et avoir réussi au moins 60 crédits. Néanmoins, l’attribution des places de séjours d’étude chez nos partenaires se fait selon des critères plus stricts. Voir les critères de sélection ici : https://www.heaj.be/fr/int/etudiants-sortants/
- Puis-je effectuer un stage pendant mon séjour d’études Erasmus ?
Oui, un stage peut être combiné à un séjour d’étude. Il s’agit alors d’une mobilité combinée.
- Puis-je contacter une université d’accueil de ma propre initiative si je n’ai pas posé ma candidature ou si celle-ci été refusée ?
Non, si ta candidature n’a pas été acceptée, tu ne peux pas contacter l’université toi-même. Il faut suivre la procédure obligatoire. Si tu aimerais faire un séjour d’étude dans une université qui n’est pas dans la liste de nos partenaires, merci de contacter la CRI.
- Quel niveau de langue est exigé pour aller étudier à l’étranger ?
Pour un séjour d’étude, le niveau minimum exigé (langue d’enseignement) est B2. Pour un stage, le niveau requis (langue de travail) est de B1. La description de chaque niveau évalué par l’UE est disponible ici : https://europa.eu/europass/fr/common-european-framework-reference-language-skills
- J’ai déjà passé un test de langue officiel (TOEFL-IELTS, …), dois-je quand même effectuer le test OLS d’Erasmus ?
Oui, actuellement, le test officiel de la plateforme OLS est obligatoire. Néanmoins il sera facultatif à partir de 2023-2024. Nous conseillons tout de même aux étudiant.es de passer le test OLS afin d’avoir accès au cours en ligne dès avant leur séjour et pendant toute la durée de celui-ci afin de se préparer adéquatement.
- Est-ce que je peux choisir n’importe quel cours ?
Non, le choix des cours doit être en adéquation avec tes études et le diplôme à délivrer. La liste des cours (« Learning agreement » ou « convention d’étude ») est à faire valider par ton institution d’accueil et la HEAJ. Certains partenaires imposent une liste de cours, d’autres laissent le choix entre plusieurs cours aux étudiant.es.
- Est-ce que je peux faire un stage dans n’importe quelle entreprise et dans n’importe quel pays ?
Oui pour autant que ton stage soit validé par ton coordinateur de programme/ maître de stage. La HEAJ veut s’assurer de la qualité du stage et de son suivi.
- A partir de quand faut-il postuler pour un stage à l’étranger ?
Tu peux postuler pour ton stage auprès des entreprises le plus tôt possible, même si tu n’as pas encore réussi ton année. Le processus peut prendre du temps. Si tu souhaites une bourse de stage Erasmus+, ton formulaire de candidature doit être envoyé au plus tard le 05/10 pour un stage au Q1 et le 05/12 pour un stage au Q2. Néanmoins, nous te conseillons vivement de remplir ce formulaire le plus tôt possible, à partir du mois de janvier de l’année précédente, surtout si ton stage a lieu en dehors de l’UE. La procédure d’obtention de visa et autres documents officiels peut être longue et coûteuse dans certains pays (USA-Chine-Canada, …). Si tu obtiens un stage à l’étranger et que tu es en dehors des deadlines, contacte la CRI (cri@heaj.be), il reste peut-être des bourses à attribuer !
- Si je suis français, puis-je obtenir une bourse pour un stage en France ?
Oui, c’est possible pour autant que tu sois inscrit.e comme étudiant.e régulier.e à la HEAJ et que tu effectues ton stage dans une autre région que celle de ta famille/domicile d’origine. Par exemple, un étudiant de Lille souhaitant effectuer un stage à Montpellier peut recevoir une bourse. Un étudiant de la région parisienne souhaitant faire un stage à Paris ne pourra pas recevoir de bourse Erasmus+ .
- Je suis étudiant au département pédagogique et mon stage dure moins de 2 mois, puis-je bénéficier d’une bourse Erasmus ?
Oui, tu peux effectuer dans ce cas une mobilité courte (entre 5 et 30 jours) ou hybride (5 à 30 jours sur place avec une préparation et/ou un débriefing virtuel). Renseignements auprès de cri@heaj.be
- Je fais mon stage en Belgique, est-ce que je peux avoir droit à une bourse ?
Le programme Erasmus Belgica offre des bourses pour effectuer une mobilité (stage ou séjour d’étude) dans une autre communauté linguistique que celle dans laquelle on étudie. Tu peux par exemple effectuer un stage en Flandres ou en communauté germanophone et obtenir une bourse Erasmus Belgica. Un stage dans une commune néerlandophone de Bruxelles est aussi possible.
- Est-ce que je peux être rémunéré.e pour mon stage à l’étranger ?
Oui mais les règles varient d’un pays à l’autre. Renseigne-toi bien auprès du pays dans lequel tu veux te rendre. Parfois l’entreprise est obligée de te rémunérer.
Tu peux être rémunéré pour ton stage par l’entreprise et recevoir une bourse Erasmus+. Ce n’est pas incompatible.
- Est-ce que je peux faire un stage en télétravail pour une entreprise étrangère ?
Oui mais dans ce cas, tu ne peux pas recevoir de bourse Erasmus+. Les règles quant à la possibilité d’effectuer ton stage en télétravail sont variables d’un département à l’autre. Renseigne-toi auprès de ton coordinateur ou au secrétariat.
- J’ai fini mes études à la HEAJ, puis-je encore faire un stage à l’étranger et obtenir une bourse ?
Oui, Erasmus+ offre des bourses aux « jeunes diplômés ». Mais attention, la demande de bourse (formulaire de candidature) doit avoir été faite avant l’obtention de ton diplôme et le stage peut seulement avoir lieu dans l’année qui suit la fin de tes études.
- Quelle est la date limite pour demander une bourse de stage Jeune diplômé ?
La dernière date possible est le jour avant l’obtention de ton diplôme, soit en juin, soit en septembre si tu as une 2e session.
- J’aimerais faire un Master à l’étranger après mon BAC à la HEAJ ; quelles sont les possibilités ?
Il existe une liste infinie de possibilités dans toutes les universités du monde. Néanmoins, l’accès s’y fait généralement sur dossier. La HEAJ a des accords avec certains partenaires qui acceptent plus facilement nos étudiants. Renseigne-toi auprès de la CRI.
D’autre part, il est possible d’effectuer un Master (Transmédia ou Jeux vidéo) en double-diplôme avec l’Université de Québec à Chicoutimi (UQAC /département du NAD à Montréal). Enfin, le WBI propose pas mal de bourses d’études et de recherches. Infos sur : Guide des bourses de Wallonie-Bruxelles : étudier, rechercher, travailler, se former à l’étranger (wbi.be)
- Puis-je obtenir une bourse pour effectuer un Master à l’étranger ?
La HEAJ n’offre pas de bourse pour effectuer un Master à l’étranger à l’exception de la bourse d’excellence réservée à un étudiant souhaitant participer au Master en double-diplôme avec le NAD (Master en Transmédia ou Jeux vidéo). Des possibilités existent néanmoins auprès du WBI (https://www.wbi.be/fr/bourses )
Pendant le séjour
- Est-ce que je peux modifier un cours de mon LA une fois sur place ?
Oui, il est possible de changer ton LA jusqu’à 15 jours après le début des cours et au plus tard le 15 octobre. Pour ce faire :
- Que se passe-t-il si je rate un examen sur place ?
Renseigne-toi sur la procédure à suivre pour repasser ton examen dans ton institution d’accueil et présente-toi à l’examen de 2e session. Attention, dans certaines institutions, la 2e session a lieu 2 ou 3 semaines après la 1ère. A noter que la bourse Erasmus ne couvre pas la période supplémentaire pour repasser tes examens.
- Dans le cas où j’ai une 2e session à l’étranger, est-ce que mes frais seront couverts par la bourse Erasmus+ ?
Non, la bourse Erasmus+ couvre uniquement les activités obligatoires jusqu’à la fin classique des cours et examens de 1ère session.
- J’ai suivi tous les cours et passé tous les examens à l’étranger, quand recevrai-je mon bulletin ?
Tu dois te renseigner auprès de ton institution d’accueil pour savoir quand tu recevras ton bulletin. Dans la plupart des cas, les bulletins sont disponibles au plus tard 5 semaines après la fin des examens. Tu devras envoyer ton bulletin à cri@heaj.be . La CRI se chargera ensuite de convertir tes notes obtenues à l’étranger en notes HEAJ.
Après le séjour
- J’ai passé mes examens à l’étranger et obtenu mes résultats, à qui dois-je les envoyer ?
Tu dois envoyer ton bulletin à cri@heaj.be . La CRI se chargera ensuite de convertir tes notes obtenues à l’étranger en notes HEAJ.
- J’ai passé mes examens à l’étranger et obtenu mes résultats, comment mes points sont-ils convertis en notes HEAJ?
Les notes obtenues à l’étranger sont converties selon ce tableau.
| Echelle grade ECTS | Notes sur 20 | |
| A | à partir de 18 | Excellent |
| B | 16 et 17 | Très bien |
| C | 14 et 15 | Bien |
| D | 12 et 13 | Satisfaisant |
| E | 10 et 11 | Suffisant |
| FX | moins de 10 | Echec |
| F | moins de 8 | Echec |
Ce qui compte n’est pas le chiffre mais la lettre (de A à FX) reçue à l’étranger. Cette lettre représente la difficulté pour un étudiant à obtenir cette note. Elle n’a pas la même signification dans toutes les institutions. Tu as droit à recevoir le tableau de conversion auprès de ton université d’accueil à ton arrivée.
- Est-ce que je peux modifier les dates ou la durée de mon stage ?
Oui mais uniquement en accord avec ton coordinateur de stage et en informant ensuite la CRI à cri@heaj.be
ETUDIANTS IN
Before your stay
- Je suis étudiant hors Union européenne, comment puis-je m’inscrire à la HEAJ ?
La CRI ne s’occupe pas de l’inscription des étudiants réguliers. Merci de t’adresser à info@heaj.be et/ou de procéder à ton inscription sur https://www.heaj.be/fr/sinscrire .
Si tu es un étudiant Erasmus, renseigne-toi auprès du service international de ton université d’origine.
- I’d like to study at your university, what should I do?
If you are a university student wishing to study as an Erasmus student, you should contact your international relations service to apply for an Erasmus period and then, follow the procedure here: https://www.heaj.be/en/int/incoming-students/ .
If you want to register as a regular student, please go to: https://www.heaj.be/en/enrol
- I’m an Erasmus student coming to your university for the next semester, when should I arrive?
The academic year starts around 14/09. As an Erasmus student, we advise you to follow the two integration weeks before the academic year starts, or the two integration days before the second semester starts. Full information can be found here: Integration Weeks — Pôle académique de Namur (poledenamur.be)
In order to know the exact date of the welcome day, please contact your IR coordinator at cri@heaj.be
- When do the courses start / finish at your university?
The academic year starts on 14/09 and finishes around 20/6
- Are the courses taught in English at your university?
No, the courses are taught in French even if some courses are in English at the Business and communication department and at the Digital and creative media department. To know more about the courses in English, please contact cri@heaj.be
- How will I be welcomed at your university?
A welcome day is organized each semester before the courses start. You will receive the exact date from our international service. In addition, the HEAJ, in collaboration with the Pôle académique de Namur, organizes two integration weeks with language courses and cultural activities before the academic year and 2 integration days before the second semester. We encourage you to register at Integration Weeks — Pôle académique de Namur (poledenamur.be)
- Do you organize cultural activities /welcome days before the courses start?
The HEAJ, in collaboration with the Pôle académique de Namur, organizes two integration weeks with language courses and cultural activities before the academic year. We encourage you to register at Integration Weeks — Pôle académique de Namur (poledenamur.be)
- Do you have a residence available for incoming students?
No, we don’t have any HEAJ residence but you can find accommodation possibilities here: https://www.heaj.be/en/int/useful-links/ or contact cri@heaj.be for more information and personal assistance
- Do you have good plans for accommodation in Namur?
You can find accommodation possibilities here: https://www.heaj.be/en/int/useful-links/ or contact cri@heaj.be for more information and personal assistance
- Where can I find the list of courses available?
All available courses can be found at: https://www.heaj.be/en/programmes/
- Can I choose any course from the list on your website?
No, you can only choose courses from the department you’re going to study in. If you want more information on how to choose the courses and fill in your learning agreement, please contact your international departmental coordinator
- Can I choose courses from different departments?
No, this is unfortunately not possible due to schedule incompatibilities.
During your stay
- Where can I find the timetable / schedule of my courses?
As soon as the registration procedure is complete, you will receive access to Hyperplanning where your timetable will be available.
- Who can sign my arrival/departure certificate?
The international service coordinator will sign them on your arrival and before your departure. If you missed the welcome day, please write to cri@heaj.be to have it signed.
- Do you organize cultural activities for Erasmus students during the year?
Yes, some activities are organized by the Pôle académique de Namur twice a year and the International house (ESN, Namur) also organizes regular activities for students.
- What is the PAN?
The PAN is the “Pôle académique de Namur”, an association of the higher education institutions of Namur which work together in some domains, such as international mobility, accommodation, language courses, etc.
- How do Belgians grade the courses? What is the grading system?
In Belgium, courses are graded from 0 to 20 (the maximum). Here follows the conversion grid:
| Echelle ECTS | Notes sur 20 | grade |
| A | à partir de 18 | Excellent |
| B | 16 et 17 | Très bien |
| C | 14 et 15 | Bien |
| D | 12 et 13 | Satisfaisant |
| E | 10 et 11 | Suffisant |
| FX | moins de 10 | Echec |
| F | moins de 8 | Echec |
- When are the exams taking place at your university?
The exams are organized at the end of each semester, once in January and once in May-June. As the dates may vary from year to year, we advise you to contact your departmental coordinator to get more information.
- What should I do if I fail one exam?
If you fail one exam, you should present one resit exam according to the procedure of your department. Resit exams usually take place from 15/08 to 05/09
STAFF
Avant le séjour
- Je voudrais partir à l’étranger, quelles sont les possibilités offertes pour les enseignants ?
Les possibilités de mobilité sont nombreuses pour les enseignants. Ils peuvent effectuer une mission d’enseignement chez un de nos partenaires, suivre une formation dans un organisme ou une institution étrangère dans leur domaine d’enseignement, réaliser une période d’observation dans une institution étrangère. Toutes les informations et documents nécessaires se trouvent sur https://www.heaj.be/fr/int/mobilite-du-personnel/ ainsi que sur TEAMS, dans le canal partagé Mobilité internationale pour le personnel\Fichiers.
- Je suis membre du personnel administratif, y a-t-il des possibilités de séjour à l’étranger ?
Oui, les membres du personnel administratif peuvent se rendre à l’étranger soit pour une formation dans leur domaine professionnel, soit pour une mission d’observation chez un de nos partenaires. Toutes les informations et documents nécessaires se trouvent sur https://www.heaj.be/fr/int/mobilite-du-personnel/ ainsi que sur TEAMS / Mobilité internationale pour le personnel.
- J’ai trouvé une formation à l’étranger qui m’intéresse, comment puis-je obtenir une bourse ?
Pour obtenir une bourse de formation, il faut d’abord remplir le formulaire de candidature avant le 15/09 ici : formulaire
Ensuite, une fois la bourse de formation acceptée par la CRI, il faudra suivre les démarches expliquées dans Teams / Mobilité internationale pour le personnel, dans Fichiers, à savoir remplir une convention de formation et renvoyer sa carte mutuelle européenne ou une preuve d’assurance (si hors UE).
- Je ne parle que le français, y a-t-il des possibilités de mobilité à l’étranger pour moi ?
Oui, bien sûr. Tout membre du personnel peut réaliser une mobilité à l’étranger dans un pays francophone comme la France, la Suisse, le Canada,…
Toutes les informations et documents nécessaires se trouvent sur https://www.heaj.be/fr/int/mobilite-du-personnel/ ainsi que sur TEAMS / Mobilité internationale pour le personnel.
- Que couvre exactement la bourse Erasmus+ que je vais recevoir ?
La bourse Erasmus+ couvre les frais de séjour et de transport, pas les éventuels frais d’inscription. Un montant forfaitaire est octroyé par jour à un taux variable selon le pays de destination. Voir le document sur les taux de bourses sur Teams / Mobilité internationale pour le personnel.
- Comment vais-je recevoir ma bourse Erasmus+ ?
Vous recevrez votre bourse sur le compte bancaire que vous nous avez communiqué sur votre contrat de bourse. Vous recevrez 80 % du montant avant votre séjour (dès que tous les documents exigés sont remplis) et les 20 % restants à la fin de votre séjour (lorsque toutes les démarches de retour auront été accomplies).
Pendant le séjour
- Dois-je garder tous les tickets des dépenses effectuées lors de mon séjour ?
Non, ce n’est pas nécessaire de garder vos tickets sauf si vous avez demandé un complément de bourse pour voyage « vert », auquel cas vous devez nous fournir votre billet de train/bus.
- Quelles sont les obligations administratives à remplir pendant le séjour ?
La seule obligation pendant le séjour est de faire remplir votre attestation de séjour avant de repartir vers la HEAJ. Elle devra être remise à la CRI au plus tard 1 mois après votre retour. D’autre part, nous vous conseillons de faire quelques photos en cours de séjour (de votre lieu de mission, de célébrations, fêtes, visites) pour vous permettre de préparer votre reportage photos/vidéo.
Après le séjour
- Quelles sont les démarches à effectuer pour clôturer mon dossier ?
Vous devez effectuer les démarches suivantes :
- Faire remplir et signer votre attestation de séjour par votre référent sur place et la renvoyer à la CRI.
- Remplir le questionnaire CRI de fin de mobilité: questionnaire
- Remplir et soumettre le rapport électronique Erasmus+. Un lien vous sera envoyé via une adresse de l’UE.
- Préparer un petit reportage de votre mission et l’envoyer à la CRI.
- Comment puis-je obtenir le solde de ma bourse?
En effectuant les démarches de retour de mission. Voir question précédente.
- Dois-je rédiger un rapport et à qui dois-je l’envoyer ?
Un petit résumé de votre séjour, illustré de quelques photos, sera grandement apprécié. Il doit être envoyé à la CRI et présenté au sein de votre département.
D’autre part, vous devrez remplir un questionnaire CRI et un rapport électronique Erasmus.